Kwestia odliczania kosztów prowadzenia działalności gospodarczej od swoich firmowych wydatków na podatek VAT, zawsze budzi spore emocje i jest powodem wielu dyskusji – czasami nawet w gronie urzędników. Różna interpretacja przepisów prawnych i ich częste zmiany oraz poprawki sprawiają, że kwestie odliczeń podatku VAT od niepamiętnych czasów mocno interesują małych i średnich przedsiębiorców. Szczególnie istotnym zaś tematem w dzisiejszych czasach, gdzie prowadzenie działalności prawie zawsze wymaga posiadania samochodu firmowego, wydaje się być odliczenie kosztów tankowania pojazdu przez przedsiębiorcę. Ponieważ benzyna czy inne paliwa wlewane do napędu samochodu firmowego stają się coraz droższe, przeciętna firma wydaje na tankowanie pojazdu krocie – odliczenie podatku VAT z tej kwoty jest więc istotnym elementem planu finansowego każdej firmy, zwłaszcza jeśli mówimy o odliczeniu całych 100% stawki. Jeszcze do niedawna przedsiębiorcy mogli dość łatwo spełnić warunki, o których mowa we właściwych ustawach i rozporządzeniach podatkowych – ulga ta cieszyła i nadal cieszy się wielką popularnością wśród ludzi prowadzących biznes. Już od kwietnia 2014 należy jednak spodziewać się spadku zainteresowania tą formą odliczenia kosztów prowadzenia działalności – głównie ze względu na zauważalne zaostrzenie wymagań formalnych względem podmiotów, które będą próbowały odliczyć 100% podatku VAT po 1 kwietnia tego roku.
Nowe wymagania organów podatkowych
Interpretacja przepisów związanych z podatkami sprawia kłopoty czasami samym organom podatkowym, które chętnie nakładają kary na przedsiębiorców, ale później podczas procesowania się z nim w wyższych instancjach, nie dysponują odpowiednimi ekspertyzami prawnymi. Do tego dochodzi bardzo liczna grupa rozporządzeń i dyrektyw, które bardzo różnie interpretowane są już na poziomie inspektorów skarbowych czy szeregowych urzędników, pojawia się też możliwość dokonywania dalszych zmian w regulacjach przez ministerstwa i jednostki upoważnione do tego typu korekt administracyjnych. Niewątpliwie jednak, jeśli utrzymanie zostanie aktualny stan prawny, po 1 kwietnia 2014 roku znacznie trudniej będzie odliczyć 100% podatku VAT z wydatków na oleje napędowe i benzynę do swojego firmowego samochodu. Ustawodawca przewidział bowiem na tę okoliczność konieczność zarezerwowania pojazdu wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej – jeśli więc pojawi się tylko cień podejrzeń, że pojazd wykorzystywany jest przez przedsiębiorcę lub jego pracowników o celów innych niż te zarezerwowane dla prowadzonej działalności gospodarczej, można spodziewać się odmowy organu podatkowego co do zasadności takiego odliczenia. Aby natomiast spełnić te nowe wymogi ustawodawcy, niezbędne jest zapewnienie go o takim a nie innym przeznaczeniu danego samochodu. Regulacje prawne dają w tym wypadku dwie możliwości rozwiązania tego problemu.
Prowadzenie właściwej dokumentacji
Pierwsza możliwość, dzięki której organy podatkowe państwa mają zostać zapewnione o przeznaczeniu pojazdu mechanicznego na cele związane z działaniem firmy, to przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, dokładnie opisanej w kolejnych ustawach i rozporządzeniach. Przede wszystkim w ciągu siedmiu dni od momentu poniesienia pierwszych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu konieczne jest złożenie odpowiedniej informacji do właściwego organu podatkowego dla przedsiębiorcy. Następnie konieczne staje się przygotowanie instrukcji wewnętrznej w firmie, która dokładnie opisywałaby sposób obsługi samochodu przez personel firmy i dokładne zasady co do jego wykorzystywania w celach firmowych. Jeśli taki regulamin wewnętrzny powstanie a organ podatkowy wie o intencjach przedsiębiorcy planującego odliczenie pełnego podatku VAT, pozostaje już tylko prowadzenie bardzo dokładnej ewidencji wykorzystania samochodu w firmie. Komplet tak przygotowanych i rzetelnie uzupełnianych dokumentów powinien pomóc każdemu przedsiębiorcy przetrwanie kontroli podatkowej.
Wyjątkowa konstrukcja samochodu
Innym przypadkiem przewidzianym przez ustawę jest posiadanie przez przedsiębiorcę samochodu o konstrukcji tak unikalnej, że nie pozwalającej na zastosowanie pojazdu w innych celach. Ustawa mówi tutaj przede wszystkim o pojazdach do przewożenia ponad dziesięciu osób wraz z kierowcą, o popularnych vanach z otwartą przestrzenią do transportu albo samochody z jednym szeregiem siedzeń w kabinie kierowcy i pozostałą częścią transportową za ich plecami. Takie pojazdy wystarczy wyposażyć w komplet potwierdzających to dokumentów, by zyskać prawo odliczenia 100% podatku VAT z wydatków na jego eksploatację.
odliczanie podatku vat, prywatny samochód w firmie, wydatki na eksploatację samochodu firmowego